Mes Conseils

Certificat électronique

19 juillet 2019 -

Comment obtenir un certificat électronique

Cet article a pour objectif de guider les entrepreneurs sur la procédure qui permet d’obtenir un certificat électronique pour répondre à un appel d’offres public.

Qu’est ce qu’une signature électronique ?

Il est primordial de comprendre dans un premier temps, que la signature électronique n’est pas un scan de votre signature manuscrite.

Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite mais garantit en plus, l’intégrité de l’ensemble du document signé.

Quand peut on utiliser la signature électronique ?

La signature électronique peut être utilisée dans toutes situations, dès lors que le document à signer est dématérialisé : Un contrat, un devis, un abonnement, un paiement, un dossier de réponse à appel d’offres, …

Comment fonctionne la signature électronique ?

Certificat électronique – signature électronique – signature numérique : comprendre le fonctionnement

Votre certificat électronique

Votre certificat électronique est votre identité numérique. Il est nominatif et appartient donc personnellement à un membre d’une société, qui est habilité à engager la société.

Il est constitué de 3 éléments indissociables :

  • L’identité du titulaire (Prénom, nom, fonction/service, e-mail, date de naissance) et de sa société (forme juridique, Siret, …) ; les dates de début et de fin de validité du certificat ; l’identité du fournisseur du certificat électronique ; les fonctions autorisées par ce certificat.
  • La clé privée
  • La clé publique

La signature électronique

On parle de signature électronique lorsqu’à l’aide du certificat électronique (Votre passeport en quelques sortes) et une application logicielle (Votre « stylo »), vous allez pouvoir apposer une signature sur les documents de votre offre que vous déposerez en ligne.
La signature électronique d’un document n’est pas visuelle, c’est une suite de nombres et de lettres. C’est le résultat obtenu par la démarche décrite dans le paragraphe précédent, que l’on appelle signature numérique. C’est elle qui garantie l’identité du signataire et l’intégrité du document signé.
Le certificat électronique est indispensable pour la réponse électronique aux appels d’offres.
Le support qui contient votre certificat est une clé USB cryptographique ou une carte à puce. Il est conseillé d’opter plutôt pour la clé USB.

Qui délivre le certificat électronique ?

Plusieurs prestataires produisent aujourd’hui les certificats et ont donc l’autorité de certification (AC)
Voici une liste qui présente tous ces organismes.
Pour répondre aux marchés publics il faut acheter une signature électronique au minimum avancée reposant sur un certificat qualifié, conforme au règlement eIDAS. Il est recommandé d’acquérir un certificat de RGS** (Suffisant pour répondre aux marchés publics)

Mes conseils :

  • Si vous êtes architecte, sachez que l’ordre des architectes a négocié des tarifs et des délais avec l’organisme Certeurope.
  • Si vous êtes artisan, rapprochez vous de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat, qui a également négocié des tarifs avec un organisme, et pensez également au syndicat de votre branche d’activité.
  • Certaines banques proposent aujourd’hui des certificats électroniques RGS**. Vous pouvez donc consulter votre conseiller pour connaitre les tarifs et les délais pour l’obtenir.

Quel coût, quel délai pour obtenir un certificat électronique ?

Le coût pour un certificat RGS** est approximativement de 250 € HT et sa durée de validité est de 2 à 3 ans (Selon les certificats). Passé ce délai, vous devrez renouveler votre certificat.
N’hésitez pas à vous rapprocher de votre ordre, votre CFE ou votre syndicat pour connaître les tarifs qui ont été négociés par ces derniers.
Le délai pour l’obtenir est en règle générale de 3 à 15 jours ouvrables.

Comment obtenir un certificat électronique ?

La délivrance d’un certificat se fait en 2 étapes :
• Le contrôle sur pièces par l’AC (L’autorité de certification) d’un certain nombre de documents relatifs au demandeur (Pièce d’identité, …)
• La remise du certificat à l’utilisateur final, en face à face, après une vérification de l’identité déclarée du demandeur.

  • Contactez dans un premier temps l’organisme AC que vous avez choisi, pour connaître la démarche à effectuer puis commandez en ligne votre certificat.
    Pour certains d’entre eux, il faut simplement faire une commande en ligne et effectuer un règlement immédiat (par CB). Vous indiquerez également l’organisme où vous souhaiterez récupérer votre certificat électronique (plusieurs propositions vous seront faites, optez pour le plus proche géographiquement de votre entreprise, tout simplement).
  • Envoi des pièces justificatives
    Une fois cette première étape franchie, imprimez l’accusé de réception de commande et suivez la procédure indiquée car vous devrez envoyer par voie postale, une copie de votre pièce d’identité, et d’éventuels autres justificatifs demandés par l’AC, accompagnés de votre accusé de réception de commande.
    Dans un délai de 3 à 15 jours ouvrables, contactez l’organisme que vous avez choisi pour récupérer votre certificat.
    Attention, certains de ces organismes ne vous contacteront pas pour vous prévenir que votre clé USB (ou carte à puce) est arrivée, par manque de temps ou de moyens humains. N’hésitez pas à les rappeler jusqu’à ce qu’ils vous confirment l’arrivée de votre certificat.

Il ne vous restera plus qu’à vous présenter à l’adresse de l’organisme qui a réceptionné votre certificat (Voir s’il faut prendre rendez-vous au préalable) muni de votre pièce d’identité !

Comment installer un certificat électronique sur son ordinateur ?

Vous avez maintenant en main votre clé USB qui contient votre certificat électronique. (Félicitations !)
Il va falloir maintenant l’installer sur le ou les PC à partir duquel / desquels vous déposerez les offres.
Pas de panique, les AC ont pris les devant et dans l’enveloppe qui contient votre clé USB, est joint un formulaire qui vous explique toute la procédure à suivre (ou parfois la procédure est inclue sur la clé USB même).
Le temps à prévoir pour cette installation est de 40 à 50 minutes car il y a plusieurs applications à installer. Si vous suivez scrupuleusement les indications, et ne faites pas de lecture en diagonale, tout devrait se passer sans encombre. Si votre système bloque l’installation de certaines applications qui sont à installer, pensez à autoriser l’installation dans le menu des paramètres de sécurité.

Enfin, vous devrez également attribuer un code PIN à votre certificat électronique, qui vous sera demandé à chaque signature de documents. Il faudra donc mémoriser votre code aussi précieusement que vous mémorisez le code PIN de votre téléphone portable, ou bien le code de votre CB !

TRES IMPORTANT

  • Sachez que même lorsque vous aurez installé votre certificat électronique sur le ou les PC concernés, vous devrez, au moment de la signature des documents de l’offre, brancher la clé USB ! Il faut donc que cette clé soit à la disposition de la personne en charge de déposer l’offre en ligne. Sans la clé USB, pas de signature possible.
  • Une signature électronique ne peut pas être répudiée. Elle atteste que le signataire donne son approbation aux contenus du document (A.E., mémoire technique, tableau de répartition, etc…). Le signataire ne pourra pas ensuite renier sa signature. Votre clé USB devra donc être rangée dans un lieu sûr.

Si vous souhaitez être accompagné(e) dans cette démarche, vous pouvez me contacter via le formulaire de contact.

Vous avez pu obtenir votre certificat électronique ? Il est maintenant temps de vous consacrer à la rédaction de votre mémoire technique et à votre offre. J’ai pour objectif de rédiger prochainement un article qui vous aidera à constituer une offre qui sorte du lot et augmentent vos chances de remporter

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